איך הפך המשרד המודרני למקום בו העובדים לא ממש עובדים?

חברות משקיעות משאבים בהיקף עצום בסביבת העבודה ובציוד המשמש את העובדים, אולם כשאנשים נשאלים היכן הם מבצעים משימות בצורה הטובה ביותר – קרוב לוודאי שהמילה "במשרד" לא תהיה אחת מעשרות התשובות שיציגו.

"בדרך כלל תקבלו לשאלה הזו אחת משלוש תשובות: מקום, תנועה או זמן", אומר ג'ייסון פרייד בהרצאתו הפופולרית ב-TED. "התשובות שאני מקבל מאנשים כבר במשך עשור הן לרוב במרפסת, במטבח, בבית קפה, בספרייה. ולפעמים גם ברכבת, במטוס, במכונית - כלומר בתנועה. יש כאלה שעונים: 'זה לא באמת משנה איפה אני נמצא, כל עוד המשימה מתבצעת בשעה מוקדמת בבוקר או מאוחרת בלילה, או במהלך סוף השבוע'. כמעט אף פעם התשובה היא לא 'במשרד'. עסקים מוציאים כל כך הרבה כסף על מקום שנקרא 'המשרד', והם מכריחים את העובדים להגיע לשם כל יום, למרות שאף אחד לא באמת עובד שם".

מעבד מזון אימתני

פרייד מדמה את המשרד למעבד מזון בו יום העבודה נקצץ לחתיכות קטנות, והופך לסדרה ארוכה של רגעי עבודה. "בלי ששמת לב השעה 17:00. אתה מסתכל אחורה על היום, וקולט שלא הספקת כלום", מציג פרייד תופעה די מוכרת. "אתה חושב לעצמך - הייתי בעבודה, ישבתי ליד השולחן שלי, השתמשתי במחשב היקר שלי, השתמשתי בתוכנה שאמרו לי להשתמש בה, הלכתי לכל הפגישות שביקשו ממני להשתתף בהן, השתתפתי בשיחות ועידה - עשיתי את כל הדברים האלו, אבל למעשה לא עשיתי כלום".

אנשים שנדרשת חשיבה יצירתית בעבודה שלהם, כדוגמת מעצבים, מתכנתים ומהנדסים, זקוקים לפרקי זמן ארוכים ללא הפרעה כדי לעבוד בצורה יצרנית. "אורך יום עבודה הוא לרוב שמונה שעות, אבל לכמה אנשים באמת יש שמונה שעות לעצמם במשרד?" שואל פרייד. "מה לגבי שבע שעות? שש? חמש? ארבע? מתי קרה שהיו לכם שלוש שעות לעצמכם במשרד? מעט מאוד עובדים זוכים לפרקי זמן ממושכים ללא הפרעה במשרד. זו הסיבה שאנשים בוחרים לעבוד בבית, או להגיע למשרד בשעה מוקדמת בבוקר או מאוחר בלילה - כשאין שם אף אחד. לעתים הם הולכים למשרד בסופי שבוע או מספיקים המון עבודה בזמן שהייה במטוס, במכונית או ברכבת, כדי להימנע מהסחות דעת".

על הדמיון בין עבודה לשינה

פרייד מסביר שרמת האפקטיביות שניתן להפיק מעבודה דומה לרמת האפקטיביות שניתן להפיק משינה, שכן שתיהן מבוססות על שלבים. כדי להגיע לשינה עמוקה יש צורך לעבור דרך שלבים מוקדמים, והפרעה באחד מהם תחזיר את האדם הישן לתחילתו של התהליך הממושך  – ממש כפי שקורה בזמן עבודה.

"למה אנחנו מצפים מאנשים לעבוד כמו שצריך אם כל היום מפריעים להם במשרד?", הוא תמה. "איך אנחנו יכולים לצפות מאנשים לעשות את העבודה שלהם אם הם באים למשרד כדי שיפריעו להם? זה פשוט לא נראה לי הגיוני".

מנהלים לרוב לא מעודדים עבודה מהבית כיוון שהם חוששים מהסחות דעת – טלוויזיה, מקרר, סיאסטה על הספה בסלון. "אלו לא הדברים שמסיחים את הדעת מהעבודה, כיוון שאלו פעולות רצוניות", הוא טוען. "אתה בוחר מתי להיות מוסח על ידי הטלוויזיה, מתי לרדת למטה או לצאת להליכה. במשרד, לעומת זאת, רוב הסחות הדעות וההפרעות שגורמות לכך שאנשים לא מספיקים לעבוד הן לא רצוניות".

בוסים נוטים לחשוב שהסחות הדעת במשרד הן פייסבוק, טוויטר ויוטיוב, ולעתים הם אף אוסרים את השימוש בהם בזמן העבודה, אולם פרייד טוען שמדובר בגישה מגוחכת וחסרת תועלת, שכן ביקור באתרי אינטרנט במהלך זמן העבודה הוא למעשה הגרסה המודרנית של הפסקת סיגריה - צורך מובן בעיני מנהלים רבים, שאינם מעלים על דעתם לאסור זאת. 

הסחות הדעת: הבוס והישיבות

"הסחות הדעת האמיתיות שמפריעות לעובדים לעבוד במשרד המודרני הן הבוס והישיבות", הוא טוען. "מנהלים חייבים לבדוק כל הזמן 'היי, איך הולך? תראה לי מה חדש', והם מפריעים תמיד בזמן הלא נכון, כשהעובדים מנסים לעשות את מה שמשלמים להם לעשות. אבל מה שגרוע עוד יותר זה ישיבות. מה אם העובדים חושבים על משהו חשוב? מה אם הם באמצע עבודה חשובה? פתאום אומרים להם להפסיק מה שהם עושים כדי לעשות משהו אחר. ישיבות אינן עבודה. ישיבות הן מקום שבו מדברים על דברים שאמורים לעשות מאוחר יותר".

פרייד מזכיר את ההשלכה הכלכלית שיש לישיבות, שמנהלים נוהגים להדחיק: מעבר לכך שישיבה אחת מובילה לישיבות רבות נוספות – הרי שישיבה שנמשכת שעה בהשתתפות 10 עובדים משמעותה 10 שעות ישיבה. "אלו 10 שעות יצרנות, ומדובר בישיבה שככל הנראה צריכה הייתה לכלול רק שניים או שלושה אנשים שיפגשו למשך דקות ספורות".

חמישי ללא דיבור

אז איך מנהל יכול לגרום לכך שכאשר העובדים שלו יישַאלו להיכן הם מעוניינים ללכת כדי לבצע משימה על הצד הטוב ביותר – הם ישיבו ללא היסוס "למשרד?" פרייד מציע שלושה פתרונות;

חברות אמריקניות רבות אימצו את נוהג ה'שישי לא רשמי', יום בו העובדים אינם נדרשים לקוד לבוש קפדני. על אותו משקל מציע פרייד 'יום חמישי ללא דיבור'. "ביום חמישי הראשון של החודש, רק אחר הצהריים, יהיה אסור לאנשים במשרד לדבר אחד עם השני", הוא מסביר. "רק שקט, זהו. מתבצעת כמות אדירה של עבודה כשאנשים לא מדברים ביניהם. ארבע שעות ללא הפרעה זו המתנה הכי טובה שאפשר לתת למישהו בעבודה. זה יותר טוב ממחשב, זה יותר טוב מתוכנה חדישה".

בנוסף מוצע לעבור מתקשורת אקטיבית לתקשורת פאסיבית, תוך שימוש בדואר אלקטרוני או בתוכנות מסרים שמעבירים לידי העובדים את שיקול הדעת מתי לקרוא אותם. "אפשר לסגור את התוכנה של הדואר האלקטרוני, אבל אי אפשר לסגור את הבוס שלך", הוא אומר בחיוך. "בסופו של דבר יש מעט דברים באמת דחופים שצריכים לקבל מענה מיידי. אז אם אתם מנהלים - כדאי לעודד אנשים להשתמש יותר בשירותי תקשורת שניתן לנטרל ולחזור אליהם בזמן שנוח לעובד".

ומה בנוגע להתמודדות עם ישיבות? לכך מציג פרייד פתרון גורף ואסרטיבי: לבטל אותן, את כולן. "אני לא מתכוון לדחות את הישיבה, אלא ממש למחוק אותה מהזיכרון, כאילו לא הייתה מעולם. אתם תגלו שהכל בסדר. כשלאנשים יהיה בוקר פנוי הם יוכלו ממש לחשוב, ותגלו שכל הדברים שחשבתם שחייבים לבצע - למעשה אין בהם כל צורך".